Tối giản hóa sự lựa chọn khi làm freelance toàn thời gian

Tối giản hóa sự lựa chọn là bài học quan trọng mà mình nhận được trong 3 tháng làm freelancer toàn thời gian vừa qua, và chắc chắn vẫn là bài học mà mình cần tiếp tục trải nghiệm và chiêm nghiệm trong những tháng sắp tới.

Tại sao tối giản hóa sự lựa chọn lại quan trọng ?

Khi chuyển sang làm freelance toàn thời gian, mỗi ngày mình đều phải đưa ra rất nhiều quyết định. Từ những quyết định nhỏ như mặc quần áo nghiêm túc hay mặc quần áo ở nhà để làm việc, buổi sáng ăn ngũ cốc hay ăn bánh mỳ, ngủ trưa hay không ngủ trưa, làm việc ở nhà hay ra cafe làm việc… đến những quyết định lớn hơn như: có nhận khách hàng này không, nên làm việc A hay việc B, nên coach vào thứ 4 hay thứ 5,… và vô vàn những điều tương tự. Khi có trọn vẹn 24 giờ cho chính bản thân mình, khi không ai quản lý công việc của bạn ngoài chính bạn, số lượng quyết định mà mình phải đưa ra ngày một nhiều.

Tiến sĩ Joel Hoomans, trong bài báo có tên The Leading Edge, đã chỉ ra số liệu rằng: một người trưởng thành trung bình sẽ đưa ra 35,000 quyết định mỗi ngày. Khi trách nhiệm càng lớn, số lượng các sự lựa chọn phải đưa ra ngày càng nhiều. Một nghiên cứu khác bởi tổ chức Nature Human Behavior công bố vào năm 2018 cũng chỉ ra rằng, việc có quá nhiều sự lựa chọn có thể dẫn đến sự quá tải về tinh thần, khiến não bộ mệt mỏi vì phải đánh giá và so sánh tất cả sự lựa chọn hiện có. Khi có quá nhiều sự lựa chọn, mình rơi vào tình trạng không biết nên làm gì trước, cứ ngồi đó phân tích so sánh rất lâu, và cuối cùng là chẳng làm gì cả. Sau khi trì hoãn, mình lại thấy tội lỗi vì không sử dụng hiệu quả thời gian của mình, và lo lắng vì nhiều deadline sắp đến.

Mình cũng nhận ra rằng, việc phân tích so sánh quá nhiều là một dạng suy nghĩ lãng phí. Thỉnh thoảng lại có một buổi chiều, mình mất cả nửa tiếng đồng hồ để phân tích xem nên ra cafe làm việc hay làm việc ở nhà. Làm việc ở nhà thì tiết kiệm thời gian, không phải thay quần áo, nhưng mà lại cảm thấy hơi chán. Ra cafe làm việc thì không gian mới mẻ hơn có thể làm được nhiều việc hơn, nhưng lại phải chọn quần áo mặc, phải chọn quán để đi… Lần nào cũng vậy, những diễn biến suy nghĩ này lặp đi lặp lại trong tâm trí mình, lần nào cũng như lần nào, và cũng mất ngần đó thời gian. Mình coi đây là những suy nghĩ lãng phí. Suy nghĩ lãng phí sẽ dẫn đến hành động lãng phí, và kết quả mình cảm thấy mệt mỏi, khó chịu, suy nghĩ không sáng tỏ.

Tóm lại, càng ngày mình càng nhận thấy rằng, việc tối giản hóa các sự lựa chọn trong cuộc sống là một điều cần thiết, vì những lý do lớn nhất rằng: Nếu không tối giản, bạn sẽ tốn thời gian năng lượng vào việc phải đưa ra quá nhiều sự lựa chọn mỗi ngày, trong khi thời gian năng lượng đó bạn có thể để dành cho những quyết định quan trọng hơn.

Mình đã tối giản cái gì và tối giản như thế nào?

1, Tối giản sự lựa chọn trong lịch trình làm việc

Tối giản sự lựa chọn trong lịch trình làm việc được chia ra làm nhiều cấp độ.

Ở cấp độ theo tuần, thay vì sắp xếp công việc theo deadline, mình sẽ phân cho mỗi ngày trong tuần một nhiệm vụ. Cụ thể, hiện tại mình có 2 khách hàng doanh nghiệp, 1 khách hàng cá nhân, thực hành coach đều đặn trong tuần và việc phát triển những công việc cho riêng mình như viết blog, đọc tài liệu nghiên cứu… Với những mảng việc lớn này, mình sẽ chia cụ thể cho từng ngày. Ví dụ, mình dành thứ 2 và thứ 4 để hoàn thành công việc của khách hàng A, thứ 3 và thứ 5 cho khách hàng B, thứ 6 dành cho các công việc cá nhân, việc coach xếp cố định vào khung 8-10h sáng hàng ngày vì đó là lúc năng lượng mình ổn định nhất, thứ 7 chủ nhật dành cho gia đình hoặc làm việc tự do.

Nhìn chung, lịch làm việc trong tuần của mình trông sẽ như thế này:

Thông thường, việc của khách hàng A và khách hàng B không nhiều đến mức phải dùng hẳn 2 ngày để hoàn thiện, và mình lại có một vài dự án ngắn hạn khác, thì mình sẽ sắp xếp linh hoạt vào các ngày chưa có nhiều đầu việc. Nếu như có khách hàng mới, mình sẽ phải co lại thời gian cho các khách hàng cũ, để dành capacity cho khách hàng mới.

Khi có sự sắp xếp này, mình có định hướng mỗi buổi sáng ngủ dậy rằng ngày hôm đó, mình sẽ tập trung giải quyết phần việc nào.

Ở cấp độ từng ngày, mình cũng phân cho mỗi khung giờ một nhiệm vụ. Tư duy của mình là quản lý thời gian luôn đi kèm với quản lý năng lượng. Mình rõ ràng là một morning bird dậy rất sớm, nên mình sắp xếp các công việc cần nhiều tư duy, cần nhiều năng lượng vào buổi sáng, cụ thể là việc viết và việc coach. Buổi chiều dù cố gắng thì mình cũng không nhanh nhạy như buổi sáng, nên mình làm những công việc nhẹ nhàng hơn như thiết kế, trả lời email,…, buổi tối thì não mình thường “đi chơi” nên thôi xin phép không làm việc.

Làm freelancer một thời gian, mình thấy tự do rất vui vì mình được toàn quyền quyết định dành thời gian làm việc gì, nhưng mà tự do có tổ chức sẽ khiến bản thân mình an tâm và thoải mái hơn.

Điều khó khăn mà mình vẫn đang phải đối mặt là việc các cơ hội mới vẫn thường đến với mình. Nhiều lúc vì thấy hào hứng quá với những dự án mới, mình vẫn “liều" mình nhân thêm việc dù biết capacity của bản thân đã hết. Những lúc đó, mình sẽ dễ rơi vào tình trạng làm việc quá sức, hoặc trạng thái bối rối không biết nên làm việc gì trước, việc gì sau, hoặc phải dành cả ngày thứ 6 để làm việc của khách hàng thay vì các dự án của bản thân (điều mà mình không thích lắm).

2, Tối giản loại hình công việc và số lượng khách hàng

Tối giản loại hình công việc là điều khiến cho hành trình làm freelancer của mình rõ ràng hơn rất nhiều. Ngay từ khi giới thiệu bản thân trong vai trò một freelance writer, mình đã nói rõ về các mảng việc mà mình tập trung, bao gồm: ghostwriting và xây dựng các nội dung/ tài liệu chuyên môn cho doanh nghiệp. Từ bước này, mình đã lọc được một phần những công việc không phù hợp với định hướng bản thân. Cũng từ định hướng này, mình có cơ sở để biết mình sẽ đồng ý hay từ chối những kiểu công việc nào.

Tối giản số lượng khách hàng cũng là điều mà mình rút ra được trong thời gian vừa rồi. Cá nhân mình thấy việc phải làm việc với nhiều khách hàng cùng lúc khá tốn thời gian và năng lượng, chưa kể đến quy trình và văn hoá mỗi nơi lại khác nhau. Vì vậy, mình cảm thấy rất may mắn khi tìm được khách hàng có thể đi lâu dài với nhau, đem lại giá trị về mặt tài chính đủ để mình không phải tiếp tục đi tìm kiếm khách hàng mới. Mình tin rằng, chất lượng khách hàng quan trọng hơn số lượng khách hàng. Đồng thời, mình cũng chủ động giới hạn số lượng khách hàng để lên kế hoạch, tập trung cho những thứ mình muốn phát triển hơn trong tương lai như nghề coach, như các sản phẩm cá nhân khác.

3, Tối giản không gian làm việc

Càng ngày bàn làm việc của mình càng ít đồ. Mình nhận ra rằng mỗi khi bản thân mình hơi bối rối về một phần việc nào đó, mình lại vui tay với với một cái gì đó trên bàn để nghịch, ví dụ như một cuốn sách, một cuốn sổ cũ, đồ chơi… Sau đó, mình sẽ ngồi vẽ vẽ đọc đọc như thể bận rộn lắm nhưng thực ra là đang né tranh giải quyết công việc. Hoặc, thỉnh thoảng vì bàn làm việc nhiều đồ quá, mình lại không muốn ngồi vào bàn làm việc mà trèo lên giường hoặc ra ghế xofa làm việc. Và khi ở ngồi lên những chỗ quá êm quá thoải mái quá thư giãn như thế thì các bạn biết điều gì có thể xảy ra rồi đấy!

Sự thông thoáng và gọn gàng của không gian làm việc sẽ khiến cho tâm trí của chính chúng ta thông thoáng hơn. Gần đây, mình quyết định bỏ bớt những đồ trang trí dù xinh nhưng không cần thiết, cất hết sách sổ vào trong tủ. Hiện nay trên bàn làm việc của mình chỉ còn máy tính, sổ ghi to-do-list, cốc uống nước, một cái khay đựng bút và một bộ thẻ của Inner Space mà mình thường rút vào mỗi sáng và trước mỗi phiên coach. Thỉnh thoáng có mua hoa về cắm thì mình sẽ để thêm trên bàn một lọ hoa nhỏ.

Mình sẽ muốn tối giản điều gì tiếp theo?

Mình hy vọng rằng, trong bài viết tiếp theo hoặc khi cập nhật lại bài viết này, mình đã có thể khoe với mọi người về những thứ mới mà mình đã tối giản được thêm, những điều đã khiến cho cuộc sống của mình gọn gàng và nhẹ nhàng hơn. Ví dụ, mình vẫn thích có nhiều quần áo và vẫn mất nhiều thời gian cho việc mặc gì trước khi ra ngoài. Câu chuyện ra cafe làm việc hay làm việc ở nhà đôi khi vẫn khiến mình mất thời gian. Mình cũng muốn tối giản sâu hơn vào từng đầu việc mà mình làm trong ngày, việc nào có thể giao cho bạn trợ lý, việc nào có thể không cần làm luôn. Cuốn sách “Tuần làm việc 4 giờ" khiến mình muốn “lười" hơn, làm việc với số giờ ít hơn nhưng hiệu quả và năng suất cao hơn. Trong tương lai, khi điều kiện tài chính ổn định, mình cũng muốn tiếp tục tối giản số lượng khách hàng viết để có thời gian tập trung cho việc học, cho những mục tiêu xa hơn nhưng có ý nghĩa với mình.

Tối giản với tinh thần thoải mái

Có hai điều mình thường nghĩ tới mỗi khi phải thay đổi một điều gì đó:

Thứ nhất là: Nếu như muốn kết quả khác đi, bạn phải làm một điều gì đó khác đi. Không thể kỳ vọng cuộc sống thay đổi nếu như mỗi ngày mình vẫn làm mọi thứ y hệt ngày hôm qua.

Thứ hai là: Mọi sự thay đổi đều không dễ chịu, đặc biệt là ở những giai đoạn đầu tiên

Với việc tối giản các sự lựa chọn cũng vậy. Các cơ hội mới, đồ đạc mới,… cũng cám dỗ lắm chứ :D. Vậy nên, sự thay đổi nào mình cũng coi như là một phép thử, thử xem có đem lại hiệu quả hay không, thử xem có phù hợp với bản thân mình hay không. Ví dụ, với việc sắp xếp lịch làm việc trong tuần, mình sẽ nói với bản thân kiểu là: Tuần tới kế hoạch sẽ hơi khác một chút, mình thử thay đổi xem thế nào nhé! Cũng có lúc, mình thử thách bản thân chút xíu. Ví dụ, tuần này mình thử không ra ngoài cafe nhé, thử xem Trang có làm được không nào :) Sau đó, mình quan sát xem việc thay đổi lịch trình làm việc, việc không ra ngoài cafe,…khiến mình cảm thấy như thế nào, thoải mái hay khó chịu, sau đó lại điều chỉnh dần.

Những quyết định thay đổi thường được đưa ra bằng lý trí, trong khi người thực hiện sự thay đổi là tất cả cơ thể bạn, con người bạn với vô vàn thói quen cũ, tàng thức cũ, cách lập trình cũ. Mình nghĩ rằng đó cũng là lý do mà trong các phiên coach, mọi người rất hào hứng cam kết thay đổi, nhưng ngay sau phiên coach thì sự nhiệt huyết đó giảm xuống, họ lại có xu hướng quay về guồng quay cũ. Vì vậy, cùng với việc quyết tâm thay đổi, hãy chủ động mời gọi, thỏa thuận với tâm trí bạn, cơ thể bạn, cảm xúc của bạn về những sự thay đổi có thể sẽ diễn ra trong thời gian tới. Và hãy thật chú tâm quan sát, tôn trọng bản thân và học cách tận hưởng quá trình thay đổi. Quản lý sự thay đổi (change management) không chỉ diễn ra trong phạm vi một doanh nghiệp/ một tổ chức, mà diễn ra trong cuộc sống của mỗi chúng ta.

Quay lại câu chuyện tối giản, với mình, tối giản là gạt bỏ dần những lớp lang không cần thiết, đi sâu vào trọng tâm cốt lõi của mọi thứ, tìm ra đâu mới là điều quan trọng nhất, có ý nghĩa nhất với bản thân. Hành trình này có lẽ sẽ dài, nhưng mình tin rằng mọi thứ sẽ ngày càng sáng tỏ. Chúc các bạn có một hành trình phát triển thật trọn vẹn và ý nghĩa.